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不可不知的大型會議活動策劃知識

發布時間:2024/4/5 11:42:59   來源:互聯網   點擊數:

  可以說任何一個大會議策劃是關鍵。下面長沙千兆廣告為大家介紹一下會議活動策劃的相關知識


 


  會議活動策劃,它是一種資源的整合與配置過程,都是在控制會議風險的基礎上,使會議效果最佳。要想會議開得好,風險控制早做到。大凡一場會議活動最可能出現的失誤,在不同的會議階段有不同的表現。比如:


  


  大型會議活動策劃方案1、會前準備:會議主題和日程及任務分配不明確,參會人員毫無針對性,參會人員也準備得不充分。


  


  大型會議活動策劃方案2、會議開始:會議程序太過繁復冗長,主持人能力有限,主題變動隨意,而且參會人員的層次參差不齊。


  


  大型會議活動策劃方案3、會議進行:會議討論消極沉悶,甚至超出議題范圍,會議過程拖沓,常常表現為議而不決。


  


  大型會議活動策劃方案4、會議總結:會議效果不明顯,工作安排沒有針對性,也沒有條理清晰的會議總結。


  


  大型會議活動策劃方案5、跟蹤執行:經常是那完那了,根本沒有及時有效的后續工作跟進和信息反饋。


  


  會議本身是一個很重要的管理工具和手段,通過會議活動策劃,可以很好地對會議中的各個細節嚴格把關。猶如項目管理一樣,需要進行不斷地監控、不斷地調整、不斷地跟進,以確保項目及時、出色地完成。比如會議活動準備方面的策劃,涉及到會議目標的設立、與會者的選擇、會議活動時間的選擇、會議活動地點的選擇、會議活動議程的擬定、會議活動通知的派發等等。


  


不僅如此,會場布置檢查的重點、預訂會議活動地點的重點考慮項目、簽訂書面合同時的注意事項、烘托良好的會議氛圍的技巧、會務管理人員分組、與會人員分組需注意的事項、會議證件的制作、會議紀念品、獎品的制備、會議名冊的編制、開會前24小時的驗收項目、開會前12小時的檢查工作細則,以及會務物品準備的名細等等,都非常重要。


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